30 tips voor het succesvol hosten van een online Event!

Er zijn in deze periode een aantal voordelen die je hieruit kunt halen: je kunt ze niet alleen overal ter wereld hosten, maar ze kunnen je ook geld besparen, de betrokkenheid bij jouw publiek en potentiële klanten vergroten, leads genereren, jouw merk opbouwen en je helpt jezelf of jouw klanten te vestigen als marktleiders.

Wat is een virtueel evenement precies?

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar een online evenement is elk soort evenement dat je host ... online. Dit omvat webinars, demo's, masterclasses, Q + As, panels en interviews met influencers of marktleiders. Op grotere schaal kan het virtuele beurzen, conferenties en bedrijfsbrede bijeenkomsten omvatten.

Online evenementen zijn voor nu ideaal, natuurlijk omdat de corona maatregelen kunnen worden gehandhaafd en omdat ze het publiek vaak direct toegang geven tot de spreker(s). Dit bouwt vertrouwen op bij de aanwezigen en verhoogt jouw reputatie. Van strategie tot planning, marketing, hosting en presentatie, volg deze 30 essentiële tips en trucs om jou te helpen een geweldig virtueel evenement te creëren:

Strategie voor virtuele evenementen

1. Begrijp jouw publiek

Beantwoord de volgende vragen voordat je iets plant:

• Wie komt er?

• Met welke uitdagingen en problemen worden ze geconfronteerd?

• Wat zijn hun doelen?

Begrijpen wie je bezoekers zijn, waar ze mee worstelen en wat ze willen, zal een sterke basis leggen voor een succesvol virtueel evenement.

2. Wees consistent met visuele branding

Het is belangrijk om de materialen van jouw online evenement af te stemmen op de esthetiek van jouw merk. Je denkt misschien dat jouw online evenementen los staan ​​van al het andere dat je doet - maak die fout niet!

Gebruik hetzelfde logo, dezelfde kleuren, lettertypen en andere afbeeldingen of elementen die passen bij de algehele stijl van je merk. Door dit te doen, creëer je een consistente ervaring voor je bezoekers en maak je je merk ook herkenbaarder.

3. Denk mobiel

Veel van je bezoekers kunnen jouw evenement op hun telefoon bijwonen, dus het is belangrijk om te optimaliseren voor mobiele ervaringen bij het maken van het materiaal.

Als je dia's gebruikt, moet je de tekst op elke dia tot een minimum beperken en de lettergrootte vergroten zodat deze leesbaar is vanaf een scherm in zakformaat. Kies een platform dat mobiele apparaten ondersteunt met hun interactieve functies, zodat bezoekers kunnen bellen waar ze ook zijn.

4. Inkomsten genereren, indien mogelijk

Persoonlijke evenementen zijn mogelijk tot stilstand gekomen, maar dat betekent niet dat je niet dezelfde waarde online brengt. Als het past bij jouw online strategie, kijk dan waar je geld kunt inzamelen, bijvoorbeeld om voor donatie tickets te kiezen of een kleine vergoeding in rekening te brengen voor deze ervaring.

Virtuele evenementenplanning

5. Krijg hulp

Natuurlijk heb je de slimheid om zelf een virtueel evenement te maken, maar wil je dat echt? Met zoveel opties en verschillende strategieën om te overwegen, is het de moeite waard om tijd te besteden aan onderzoek en collega's te vragen wat wel en niet voor hen heeft gewerkt. Huur een Eventmanager in die jou kan helpen met de onderdelen waar jij zelf niet aan toekomt.

6. Kies een onderwerp

Bij het kiezen van een onderwerp is het belangrijk om te onthouden; ‘content is king’. Je bezoekers komen opdagen om iets te leren, dus geef prioriteit aan wat jij denkt dat ze het meest interessant zullen vinden (zie tip # 1). Blijf uit de buurt van te breed of te vaag en richt je op een specifiek gebied.

7. Kies het formaat

Zodra je het onderwerp weet, is het tijd om de virtuele indeling te plannen die je gaat gebruiken. Hier zijn enkele populaire formats:

• Enkele presentator: één presentator deelt zijn inzichten of tips.

• Dubbele presentatoren: twee presentatoren kunnen het publiek vanuit twee verschillende perspectieven helpen informeren en betrekken.

• Panel: organiseer een groep experts die over een specifiek onderwerp spreken.

• Q&A: Q&A is een geweldige manier om de betrokkenheid van bezoekers te maximaliseren. Een expert of panel van experts beantwoordt de vragen die jouw publiek stelt via sociale media of chat.

• Interview: organiseer een populaire influencer als gastspreker om de opkomst te vergroten en je eigen autoriteit op te bouwen.

• Product Demo: als je een product promoot, kan de productdemonstratie of zelfstudie-indeling een geweldige manier zijn om te laten zien wat je verkoopt.

• AMA: Als je de sociale route wilt nemen, organiseer dan een 'Ask Me Anything' om je volgers de kans te geven jou en je merk persoonlijker te leren kennen

8. Zoek een geweldige spreker

Als je een online evenement met sprekers organiseert, zorg er dan voor dat ze de juiste ervaring hebben om te praten over het onderwerp dat je hebt gekozen. Jouw sprekers moeten enige autoriteit en geloofwaardigheid hebben over het onderwerp.

9. Kies een tijd en datum

Denk bij het kiezen van een tijd en datum na over de dagelijkse activiteiten van jouw doelgroep. Als je een beroep doet op het 9-tot-5-publiek, gaat maandag waarschijnlijk niet werken. Maar later in de week is dan, wanneer ze een mentale pauze nodig hebben van hun werklast, veel beter.

10. Kies het juiste platform

Kijk bij het onderzoeken van het juiste platform voor het evenement naar de voor- en nadelen. Vraag jezelf het volgende af:

• Past het in het budget?

• Heeft het de functies die je nodig hebt? (Opnames, chat en enquêtes zijn goede eigenschappen om naar te zoeken.)

• Hoeveel deelnemers kunnen meedoen?

• Zijn de middelen die je nodig hebt om het succesvol te maken aanwezig?

11. Test de technologie

Nadat je het platform hebt gekozen is het tijd om alles te gaan testen. Probeer elke functie uit die je tijdens jouw evenement wilt gebruiken en neem een ​​clip op. Krijg een second opinion over het geluid, videokwaliteit, achtergrond en al het andere dat jouw evenement zal optimaliseren om zo goed mogelijk te zijn.

12. Doe een dry run

Plan voor de dag van de presentatie een dry run en doe alsof het echt is. Zorg ervoor dat alle apparatuur naar behoren werkt, de dia's allemaal in orde zijn en de sprekers weten wat ze moeten doen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan ​​op de dag van het evenement. Dit is ook een goed moment om geluid te beoordelen. Bekijk de ruimte om te zien of er mogelijk afleidende geluiden zijn, demp meldingen voor apps die op je computer worden uitgevoerd en zorg ervoor dat kinderen en huisdieren geen toegang hebben tot jouw werkplek.

13. Documenteer het proces

Als je het evenement in de toekomst wilt stroomlijnen, is het documenteren van het proces een geweldige manier om dit te doen. Houd data, onderwerpen en sprekers bij in een overzicht, zodat je weet wat er gebeurt en wanneer. Maak ook een takenlijst met elke taak die je doet, in elke fase. Door georganiseerd te worden, wordt het veel gemakkelijker om te dupliceren wat werkt en jouw proces tot in perfectie aan te passen.

Virtuele evenement marketing

14. Maak een ‘Landingspagina’

Afhankelijk van het type evenement dat je maakt en voor wie je de marketing doet, kun je overwegen een landingspagina te maken. Je kunt het gebruiken om je bezoekers te laten registreren en het wie, wat, wanneer en waar van je evenement te voorzien in een digitaal formaat dat gemakkelijk te delen is. Een bestemmingspagina is een kans om het publiek enthousiast te maken over het evenement, dus zorg ervoor dat je sappige details opneemt over wat ze zullen leren.

15. Schrijf een blogbericht en deel het op sociale media

Schrijf vooraf een blogpost om je evenement te promoten. Je kunt een paar alinea's schrijven over waarom je je evenement hebt gemaakt, waarom het nu relevant is voor je publiek en wat ze zullen leren.

Deel vervolgens de blogpost op sociale media om de opkomst te vergroten. Vergeet niet om hashtags te gebruiken of maak een eigen hashtag met een merknaam, die goed kan werken voor bezoekers om vragen te stellen of om hun eigen inhoud op sociale media te plaatsen tijdens het evenement. Dit vergroot de betrokkenheid van het publiek en vergroot het bereik van jouw merk.

16. Gebruik e-mail om jouw evenement te promoten

Als je een e-maillijst hebt, promoot je evenement dan bij je abonnees. Zorg ervoor dat je reminders stuurt naar deelnemers die zich al hebben geregistreerd. Je kunt ze een e-mail sturen met 'bedankt voor je registratie' en vervolgens een of twee dagen voor het evenement een herinneringsmail sturen, en een uur voor aanvang met de link naar het Event.

Werk jij in de bouwsector? Dan is dit artikel misschien nog interessanter voor jou: 6 ideeën voor virtuele Events in de bouw

Hosting van virtuele evenementen

17. Begin op tijd

Te laat opdagen voor een vergadering is nooit een goede zet, helemaal niet virtueel! Jouw hele presentatieteam moet 10-15 minuten voordat het live gaat, gereed zijn. Als je evenement een uur duurt, blokkeer dan je agenda anderhalf uur zodat je voldoende tijd hebt om je voor te bereiden en af ​​te sluiten. Om tijd te besparen, moet je ervoor zorgen dat de microfoon van de bezoeker standaard wordt gedempt en vraag je publiek om interacties te beperken tot het einde van de presentatie of via chat hun ‘hand op te steken’.

18. Inspireer ze in de eerste 15 seconden

De eerste paar seconden van je evenement bepalen of bezoekers blijven kijken of afhaken en ergens anders heen gaan. Vertel ze dus precies wat ze gaan leren, vat de problemen samen die je voor ze oplost en plaag ze met iets spannends dat je tot het einde bewaart. Herhaal het welkom nogmaals na een paar minuten als er nieuwe bezoekers wat later aanhaken. Doe dit niet te vaak, de bezoekers die wel op tijd waren kunnen dit irritant vinden.

19. Bereid vragen en antwoorden voor

Het is een slim idee om een ​​lijst met vragen bij de hand te hebben, voor het geval het publiek niet zo betrokken is als je had verwacht. Als je een zeer betrokken publiek hebt en geen tijd meer hebt voordat je op iedereen kunt reageren, neem dan de tijd om via e-mail contact met hen op te nemen. Dit is een geweldige manier om je connectie met bezoekers verder te versterken, lang nadat het online Event is afgelopen.

20. Vind je zen

Net als bij live-evenementen, ongeacht hoeveel je er doet, zijn sommige dingen buiten je controle. Er zullen zeker problemen optreden, of het nu gaat om de wifi, de laptop of de software die je gebruikt. Bereid je hier op voor en je zult geen meltdown op het scherm krijgen voor je publiek. En geef niet op! We zijn mensen en soms kun je fouten in je voordeel spinnen. Behandel alles wat er op gang komt en onthoud dat de show door moet gaan

Virtueel evenement presenteren

21. Schrijf een geweldig script

Een goed script kan jouw evenement maken of breken. Behandel het script als een routekaart die je op het goede spoor houdt. Je hoeft niet elk woord dat je zegt te onthouden, maar je hebt in ieder geval een solide reeks opsommingstekens waar je constant naar kunt verwijzen.

22. Oefenen, oefenen, oefenen

Oefening baart kunst, en dat geldt ook voor online evenementen. Het feit dat je een script hebt, betekent niet dat je het script woord voor woord moet voorlezen. Probeer het te oefenen om te kijken of het natuurlijk overkomt. Als je enige acteerervaring hebt, is dit het ideale moment om het te gebruiken. Door natuurlijk te spreken, zelfs als je ‘doet alsof’, kun je jouw boodschap uitdrukken op een manier die jouw publiek kan horen.

23. Maak visueel interessante dia's

Het is gemakkelijk om zoveel mogelijk informatie in elke dia te proppen als past. Maak deze fout niet. Om je publiek betrokken te houden, leg je de nadruk op de beelden in jouw presentatie, niet op de woorden. Gebruik in plaats daarvan een overzicht om belangrijke tekst te markeren.

24. Plan interactieve momenten

Plan specifieke momenten in je evenement die je publiek uitnodigen om deel te nemen, en ze zullen het gevoel hebben dat ze meer betrokken zijn bij wat er gebeurt.

25. Verkoop terwijl je presenteert

Als je een product of dienst verkoopt, wacht dan niet tot het einde om jouw bod te doen. Het hele event moet zo zijn ingericht dat je het publiek laat weten wat het is dat zij willen. Wanneer je vervolgens een bod doet, bied je ze precies datgene aan dat ze net hebben geleerd dat ze nodig hadden.

26. Doe een CALL TO ACTION

Laat jouw bezoekers zich niet afmelden zonder hen te vertellen welke stap ze vervolgens kunnen nemen. Als je wilt dat ze zich aanmelden voor een tijdelijke aanbieding of een speciaal rapport downloaden, geef ze dan de links in je evenement en stuur het ook in je vervolgmail.

Follow-up na het evenement

27. Crowdsource jouw volgende onderwerp

Als je wilt dat je bezoekers naar je evenementen komen, geef ze dan de touwtjes in handen en laat ze stemmen over waar je volgende evenement over moet gaan. Vraag ze op sociale media, via een peiling of voordat je huidige evenement is afgelopen, welke onderwerpen ze graag behandeld willen zien.

28. Stuur een enquête

Als je heel graag wilt weten hoe je evenement met je bezoekers is verlopen, is er maar één manier om erachter te komen. Vraag het hen. Met tools zoals Google Forms of SurveyMonkey, kun je jouw bezoekers vragen hun opmerkingen en tirades te delen met een snelle enquête. Hun feedback kan waardevolle inzichten opleveren over hoe en wat te verbeteren.

29. Stuur meer content

Het gesprek hoeft niet te eindigen wanneer je je computer sluit. Stuur iedereen op je bezoekerslijst meer content, ook degenen die niet kwamen opdagen of halverwege zijn vertrokken. Je kunt de content die je voor je evenement hebt gemaakt hergebruiken in een blogpost of gewoon de link naar de video-opname delen.

30. Houd de resultaten bij

Last but not least, vergeet niet om de statistieken bij te houden. Hoeveel deelnemers hebben zich geregistreerd? Waar komen de registraties meestal vandaan? Hoeveel waren er aanwezig? En hoeveel minuten hebben ze besteed aan het kijken naar jouw evenement? Het verkrijgen van gegevens en het analyseren ervan is de sleutel om jouw online evenementen nog indrukwekkender te maken.

Overzicht

Virtuele evenementen zijn een leuke, effectieve manier om mensen over de hele wereld te bereiken. Het maken van een online evenement vereist strategisch denken, een goede planning en marketing skills, maar met deze tips ben je goed op weg naar succes.

Wil je hulp bij het maken van een virtueel Event? Ik help jou graag, neem contact op via het contactformulier op de website of stuur direct een e-mail naar: pleun@gewoonpleun.nl.

Werk jij in de bouwsector? Dan is dit artikel misschien nog interessanter voor jou: 6 ideeën voor virtuele Events in de bouw