The Day Of: wat een Eventmanager doet op de dag zelf

Een BouwEvent duurt meestal maar één dag(deel), maar de organisatie, voorbereiding en nazorg vergen minstens zo veel tijd en aandacht. Juist daarom nemen opdrachtgevers mij in de arm: ik regel de volledige organisatie van A tot Z, zodat zij op de dag zelf zonder zorgen kunnen genieten en volop kunnen netwerken.

Van brainstorm tot concreet plan

Het begint allemaal met een brainstormsessie. Samen zetten we jouw ideeën, doelstellingen en creatieve hersenspinsels om naar een concreet plan. Dit vormt de basis voor het concept, dat ik na afloop uitwerk tot een voorstel dat precies aansluit bij jouw wensen en doelen.

De voorbereiding: alles tot in detail geregeld

Na akkoord op het concept start de échte voorbereiding. Ik werk een volledig draaiboek uit, stel de begroting op, vraag offertes op bij leveranciers en zorg dat de uitnodigingen (digitaal of per post) op tijd de deur uitgaan. Of je nu kiest voor een klassiek ontwerp of een out-of-the-box communicatiemiddel: alles is mogelijk.

Het draaiboek is dé leidraad van het Event. Hierin staat niet alleen het tijdschema, maar ook een praktische plattegrond. Zo weet iedere leverancier, cateraar of technicus precies wat er wanneer van ze wordt verwacht. Deze duidelijkheid voorkomt chaos en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.

The Day Of: de grote dag

En dan is het zover: de dag van het Event. Dit is hét moment waar alle voorbereidingen samenkomen.

Mijn rol begint al een paar uur voor de aanvang van de gasten,  bij de opbouw. Ik zorg dat iedereen weet waar hij moet zijn, dat materialen op de juiste plek terechtkomen en dat leveranciers goed kunnen lossen en opbouwen. Alles loopt via mij, zodat er één aanspreekpunt is en alles in goede banen wordt geleid.

Tijdens het Event houd ik constant de planning in de gaten. Ik zorg dat de tijden uit het programma gevolgd worden: dat sprekers op tijd starten, dat het entertainment op het juiste moment begint en dat pauzes en eetmomenten netjes in elkaar overlopen. Ondertussen bewaak ik de sfeer en het comfort van de gasten, en stuur ik bij waar nodig.

Natuurlijk gaat er op een Event altijd wel eens iets onverwachts mis. Een zieke spreker, een microfoon die niet werkt of een foodtruck die vaststaat in het verkeer – mijn taak is om dit op te vangen en direct een oplossing te vinden. Vaak merkt het publiek er niets van, omdat alles achter de schermen soepel wordt opgelost.

Maar ook na afloop ben ik druk bezig. Ik coördineer de afbouw, zorg dat materialen netjes en veilig worden ingepakt en dat de locatie wordt achtergelaten zoals afgesproken. Terwijl de gasten al thuis napraten over een geslaagd Event, ben ik er nog om de puntjes op de i te zetten.

En na afloop…

Na het Event stopt mijn werk niet. Ik zorg voor de nazorg: van facturatie en evaluatie tot het verzamelen van feedback. Zo krijg je inzicht in wat goed ging en wat een volgende keer nóg beter kan.

Een BouwEvent organiseren lijkt misschien overzichtelijk, maar er komt veel meer bij kijken dan vaak gedacht wordt. Gelukkig hoef jij je daar geen zorgen over te maken – dat is precies waar ik goed in ben!

Meer over Gewoon Pleun

Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw BouwEvent.