.jpg)
Een goede tijdlijn speelt een cruciale rol op de dag van jouw Event. Zonder een weloverwogen tijdlijn is de kans groot dat de verschillende onderdelen van jouw Event niet op elkaar afgestemd zijn en dat leveranciers en entertainers niet weten hoe laat ze waar moeten zijn. Een goed draaiboek is van groot belang. Volg dit simpele stappenplan om jouw Event soepel te laten verlopen.
Waarom is een draaiboek belangrijk?
Overzicht en structuur - een goed draaiboek biedt overzichtelijke gestructureerde planning van jouw Event. Dit helpt je om niets over het hoofd te zien.
Realistische deadlines - door een draaiboek te maken, kun je realistische deadlines stellen voor elk onderdeel van je Event.
Coördinatie en samenwerking - een draaiboek is belangrijk om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang, deadlines en verantwoordelijkheden.
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen - een draaiboek stelt je in staat om makkelijker in te spelen op onverwachte situaties.
Hoe maak je een draaiboek voor jouw Event?
1. Bepaal de duur van jouw Event
Voordat je kan beginnen met het invullen van jouw draaiboek of tijdlijn is het belangrijk om te bepalen hoe lang jouw Event gaat duren. Op basis hiervan kun je bepalen hoeveel tijd je hebt om activiteiten, entertainers, etc. te plannen.
2. Maak een lijst met activiteiten, leveranciers en dienstverleners
Maak een lijst met alles wat er op jouw Event zou moeten gebeuren. Denk aan alle belanghebbenden, zoals activiteiten, entertainers, sprekers, maar ook leveranciers en dienstverleners.
3. Start met de non-negotiables
Start bij de eerste opzet van de tijdlijn met de non-negotiables. Dit zijn de activiteiten die vaststaan en niet kunnen worden verschoven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sprekers op een Event die een druk schema hebben, of entertainers die alleen om een bepaalde tijd kunnen. De overige activiteiten kun je hier vervolgens omheen plannen.
4. Denk aan het schema van jouw leveranciers
Daarnaast is het van belang om te denken aan de planning van leveranciers en dienstverleners. Zij zorgen dat jouw Event tot leven komt en daarvoor is het handig om te weten wanneer alles moet gebeuren op die dag. Ga om tafel met jouw leveranciers en dienstverleners en spreek met ze af hoeveel tijd ze nodig zullen hebben en hoe laat ze worden ingepland. Bespreek bijvoorbeeld met de leverancier hoe lang ze nodig hebben om alles op te zetten (en ook weer af te breken), bespreek met entertainers en cateraars van hoe laat tot hoe laat zij worden verwacht, etc.
5. Maak verschillende concepten
Zorg dat je elk onderdeel van jouw Event op de tijdlijn zet. Ik zou daarbij aanraden om meerdere conceptversies te maken. Zorg dat je altijd wat beweegruimte hebt, zodat mocht er iets uitlopen dit geen probleem is voor de rest van de tijdlijn van het Event. Zo kun je op de dag makkelijker inspelen op onverwachte situaties. Ben je tevreden met één van de conceptversies, zorg dan dat je alles nog een laatste keer controleert voordat je deelt.
5. Deel de tijdlijn van te voren met alle belanghebbenden
Zorg dat je de ‘definitieve’ versie van het draaiboek deelt met alle belanghebbenden. Geef de belanghebbenden van het Event ruimte om te reageren en eventuele feedback te geven. De belanghebbenden kunnen nu zelf controleren of jouw plan realistisch voor ze is. Mocht dit niet het geval zijn, dan heb je nog de tijd om dit aan te passen.
Er zijn veel verschillende bewegende componenten bij alle Events. Het is van belang om al deze losse onderdelen in goede banen te leiden en daarvoor is een goed draaiboek onmisbaar. Wil je er zeker van zijn dat alles soepel verloopt op jouw Event, kies dan voor een Eventmanager! Interesse? Neem vrijblijvend contact op.
Meer over Gewoon Pleun
Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw duurzame BouwEvent.