.jpg)
Het organiseren van een Event lijkt vaak een perfect geoliede machine. Alles verloopt volgens plan, de gasten genieten en de opdrachtgever is tevreden. Maar achter de schermen kan het er heel anders uitzien. Als Eventmanager moet ik flexibel en snel reageren op onverwachte situaties. Dit is hoe het er achter de schermen uitziet wanneer het anders loopt dan verwacht… Een uniek kijkje achter de schermen:
#1 Wanneer het plan omdraait
Een tijd terug organiseerde ik een Event voor een nieuwbouwproject gericht op jonge gezinnen. Alles was tot in de puntjes geregeld: van catering en tenten tot giveaways en entertainment. Voor de kinderen hadden we zelfs een goochelaar ingehuurd. Helaas bleek dat alle ouders hun kinderen thuis hadden gelaten of een oppas hadden geregeld. De goochelaar heeft zijn trucjes in stilte moeten uitvoeren, want er waren geen kinderen om van zijn show te genieten.
#2 Het weer speelt niet mee
Een andere keer stond ik klaar om een gaaf BuurtFestival te organiseren voor een nieuwbouwproject in Hillegom, totdat zomerstorm Poly roet in het eten gooide. Om 09.00 uur tijdens een spoedberaad met de directie, hebben we besloten om alle 300+ gasten af te zeggen en alle leveranciers te informeren. Het weer kun je helaas niet plannen en dat kan behoorlijk frustrerend zijn.
#3 De waterscooter met een eigen wil
Bij een nieuwbouwproject aan het water had ik een spectaculaire flyboard show op de planning staan. Helaas verliep dit niet zoals verwacht: de waterscooter voor de show kwam niet opdagen. In plaats daarvan hebben we de ontwikkelaar en wethouder in een bootje langs het water laten varen en een lint laten doorknippen. Minder spectaculair dan gepland, maar nog steeds een feestelijke manier om een mijlpaal te vieren.
#4 De parkeergarage wordt de nieuwe feestlocatie
Een ander probleem dat ik tegenkwam, was toen een auto geparkeerd stond op de plek waar de tent moest komen te staan. Toen we de eigenaar belden, bleek hij op het strand van Thailand te liggen. We hebben de situatie opgelost door de parkeergarage onder een net opgeleverd appartementencomplex om te toveren tot een gezellige locatie met extra verlichting en heaters.
#5 De tent die niet meewerkte
Een evenement in de regen en wind kan ook verrassingen met zich meebrengen. Toen de tent verkeerd om stond, waait de regen letterlijk een meter naar binnen. Terwijl de gasten zich in de regen bevonden, probeerde ik mijn best te doen om de situatie te verbeteren. Ondanks de uitdagingen, konden we er uiteindelijk allemaal om lachen en de situatie in goede banen leiden.
#6 Paniek met de naambadges
Toen ik op het laatste moment ontdekte dat ik de naambadges voor het Event van de volgende week had meegenomen, sloeg de paniek toe. Gelukkig was er een snelle oplossing: met spoed een koerier ingeschakeld om de naambadges van kantoor op te halen en te bezorgen bij het Event, zonder dat iemand iets merkte. Dit is een typisch voorbeeld van hoe een Eventmanager altijd moet klaarstaan om snel te schakelen.
#7 De ontbrekende goodiebags
En dan is er nog het geval van de custom made tassen die op het laatste moment niet zijn geleverd. Ondanks een lange voorbereidingstijd, waren de tassen niet op tijd binnen. Na een gesprek met de chauffeur, die zijn route had aangepast om de tassen alsnog te bezorgen, konden we de bezoekers gelukkig voorzien van hun goodiebags. De chauffeur, Piet, kreeg een welverdiende koffie-to-go voor zijn hulp.
Conclusie
Hoewel een Event vaak soepel verloopt, is het onvermijdelijk dat er soms dingen anders gaan dan gepland. Wat je niet ziet, zijn de momenten van improvisatie, het snelle handelen en de oplossingen die achter de schermen worden bedacht om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Als Eventmanager is het mijn taak om deze uitdagingen aan te pakken en ervoor te zorgen dat zowel de bezoekers als de opdrachtgever een geweldige ervaring hebben.
Heb jij ook een onverwachte wending meegemaakt tijdens een Event? Deel je verhaal met me, ik ben benieuwd naar jouw ervaringen!
Meer over Gewoon Pleun
Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw BouwEvent.
Comments