.jpg)
De meeste evenementenplanners sturen ongeveer vier of vijf e-mails per evenement. Maar dit zijn slechts de officiële e-mails van de evenementcampagne. Tussendoor stuur je waarschijnlijk honderden (zo niet duizenden) e-mails, terwijl je druk bezig bent om je evenementen te plannen en uit te voeren.
Zelfs als de internet-hysterie waarschuwt dat "e-mail dood is" bevind ik mezelf toch iedere keer weer in mijn inbox. De kans is groot dat als je een evenementenplanner bent, de volgende e-mails je ongemakkelijk bekend voorkomen...
Evenementplanner e-mail # 1: Het onderhandelen over details
Woensdag de 4e? Nee, dat werkt niet voor haar. Donderdag de 5e? De locatie is dan niet beschikbaar. Vrijdag de 6e dan doen?
Als je een evenementenplanner bent, ben je meer dan vertrouwd met het heen en weer gaan tussen belangrijke details, aangezien je van tevoren een inzicht moet krijgen van elke belanghebbende voor de datum, tijd en locatie. Soms heb je het gevoel dat je een diagram nodig hebt om alle heen-en-weer e-mails te volgen - om nog maar te zwijgen van alle verschillende meningen.
Evenementenplanner e-mail # 2: De informele save the date
Je hebt een hele e-mailcampagne gepland voor de ‘normale’ genodigden. Maar er zijn een paar mensen waarvan je echt zeker wilt zijn dat ze de datum juist noteren en kunnen, bijvoorbeeld je inner circle en de vip’s.
E-mail # 3 van de evenementenplanner: The talent schmooze
Er is één specifieke expert, artiest of catering die je graag bij jouw evenement zou willen boeken. En je bent bereid om de formele route te volgen door het sturen van een mailtje. Maar indien nodig ben je niet bang om ze te stalken via Instagram en daar even een DM’tje uit te sturen.
E-mail # 4 van de evenementenplanner: Inchecken van de leverancier
Je wilt deze leverancier echt op jouw Event… maar hun contactpersoon is onbetrouwbaarder dan de trein. Meerdere mailtjes stuur je om ervoor te zorgen dat je deze leverancier zijn JA of NEE ontvangt! Ondertussen lijkt het me wel verstandig om nog meer leveranciers te mailen.
E-mail # 5 van de evenementenplanner: ‘Cry for’ technische hulp
Dit is een dringende e-mail naar het technische team (of in mijn geval een technische vriend). Je evenement komt eraan, je computer gaat niet meer aan, als het niet binnen vijf uur wordt opgelost, ben je in staat om jouw computer uit het raam te gooien.
E-mail # 6 van de evenementenplanner: De sponsor laten tekenen
Deze sponsor moet doorkomen. Dus hey jij daar, geen haast, ik ben gewoon nieuwsgierig, maar, eh, zullen we NU METEEN TEKENEN. Je bent niet te trots om te bedelen!
E-mail # 7 van de evenementenplanner: De motivatie van het team
Je bent niet alleen verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van evenementen voor jouw bedrijf. Je bent ook degene die de rest van het team enthousiast moet maken om goed werk te leveren. Deze extase zal jij moeten vermelden in jouw e-mail zodat jij sowieso straks een enthousiast team paraat hebt staan.
E-mail evenementenplanner # 8: De paniek op het laatste moment
Je werd wakker en droomde dat je naakt was en nu maak je je zorgen. Er klopt iets niet helemaal. Het evenement is morgen. Wat ben je vergeten?
Je vuurt verwoed e-mails af naar je locatie-contact, je IT-man, je assistent en iedereen die je maar kunt bedenken. Dan ontspan je een beetje en lees je: 5 nachtmerries die elke evenementplanner heeft meegemaakt!
E-mail # 9 van de evenementenplanner: De tirade naar een vriend
Soms moet je tijdens je lunch doorwerken. En soms moet je een pauze nemen om woedend 500 woorden in hoofdletters uit te typen naar jouw vriend. Je leveranciers maken je gek! De locatie werkt niet mee! Niemand begrijpt me! Iedereen heeft die ene vriend die het echt, echt snapt - en het leuk vindt om je erover te horen ventileren.
E-mail # 10 van de evenementenplanner: Oprechte dank
Alle opwinding, frustratie en zorgen zijn voorbij. Het Event is klaar. Het ging super. Nu is het tijd om iedereen te bedanken. Deze e-mail is een oprechte dank aan het team en iedereen die heeft geholpen om dit mogelijk te maken.
Ze zeggen dat e-mail een uitstervend iets is, maar zoals elke evenementenplanner je zal vertellen, is het nog steeds goud voor het organiseren van een event!
Comments