5 nachtmerries die elke evenementplanner heeft meegemaakt!

Stress dromen, of moet ik zeggen stress-merries. Iedereen kent ze vast wel. Iedereen krijgt ze. Maar voor de gemiddelde evenementenplanner bereiken stress-merries vaak een ‘next-level’: EVENT-MERRIES!

Omdat ook ik nog wel eens een nachtmerrie kan hebben over het proces van de evenementen of de uitkomst van een event, heb ik een aantal nachtmerries opgeschreven, waarvan we niet mogen hopen dat deze ooit uitkomen. Onder elke EVENT-MERRIE heb ik een tip gezet die kan helpen zodat je event-merrie niet werkelijkheid wordt. Hier zijn de top 5 nachtmerries van evenementenplanners:

EVENT-MERRIE #1: Je bent hopeloos onvoorbereid voor een belangrijke afspraak

Je loopt stevig door, plastic map in één hand, notities in de andere. Plots sta je voor je potentiële sponsors in een slecht passende badpak, je aantekeningen zijn weg en je PowerPoint-dia’s met je Facebook foto’s van tien jaar geleden staat op groot scherm open.

Je probeert te praten, maar je kunt je ogen niet van je eigen foto’s afhouden. Je sponsor natuurlijk ook niet - de investeerders die je nodig had om jouw droomevent van de grond te krijgen. Ze lachen en lachen, en als snel is het alles wat je kunt horen, zelfs nadat je wakker werd in het koude zweet met je laptop nog op je schoot.

PRO-TIP: onthoud dat voorbereiding het halve werk is. Ga nooit onvoorbereid een bespreking of afspraak in.

EVENT-MERRIE #2: Je optreden voor de avond is een no-show

De lichten van het podium gaan aan. Een enkele spotlight precies in het midden, zoals je had gevraagd, schijnt op het podium. De band begint met spelen en begint maar opnieuw, en opnieuw, en opnieuw.

Niets.

Je belt je assistent. Zij kan hem niet vinden. De kamer waar hij laatst in gezien was is leeg, met uitzondering van een enkele, half lege zak chips. Je sprint weer terug naar het podium en roept de naam van je headliner en vervloekt jezelf omdat je het niet vier keer hebt gecontroleerd. Backstage is een doolhof. Je loopt door een dwalende duisternis en kan hem niet vinden. Opeens zie je in de verte een silhouet. Je snel er naartoe - eindelijk! - en stopt! Je staat op het podium, duizenden aanwezigen kijken. Op dat moment schrik je wakker!

PRO TIP: zorg ervoor dat je jouw headliner altijd nog in de smiezen hebt tijdens jouw event. Of je assistent er nou op let of jij zelf. Daarnaast is het belangrijk dat er goede afspraken zijn, ook bijvoorbeeld wanneer de headliner een no-show is.

EVENT-MERRIE #3: Je bent te laat voor je eigen evenement!

Je alarm gaat af. Ah, het plezier van een nieuwe dag! Je bent gelukkig, je bent gezond. Je hebt deze dag perfect gepland, het eerste uur van je dag heb je uitgepland voor yoga en een detox-theetje.

Je stapt eerder dan gepland je auto in, je drinkt nog een tweede theetje die je to-go hebt genomen in de auto. Nadat je de weg bent opgeslagen kom je in een file terecht. Je telefoon zoemt. ‘Waar ben je?’ vraagt je assistent. ‘De eerste mensen willen al naar binnen’. Je snakt naar adem en kijkt om je horloge, maar je handen bewegen te veel om het goed te kunnen zien. Eindelijk zie je de afslag, ondertussen heb je jouw thee al over je bloesje heen geknoeid. Maar je bent er! ‘Ik ben er!’ huil je. Maar de locatie is gesloten, de deuren zijn dicht. Het evenement is afgelast!

PRO TIP: zorg er voor dat ondanks dat jij te laat bent alles alsnog door kan gaan. Geef je assistent aanwijzingen voorafgaand aan het event. Zo zorg je ervoor dat wanneer je echt in de file komt te staan jouw evenement wel opgestart kan worden.

EVENT-MERRIE #4: Je stelt je team teleur op een cruciaal moment

Je hebt vandaag veel beloften gedaan aan veel verschillende mensen, maar je bent het gewend. Slimme communicatie is hoe je dit team vanaf de basis hebt opgebouwd en je bent niet van plan om nu te stoppen.

Totdat je telefoon begint te rinkelen als een gek. Je apps pingelen. Ping, ping, ping. Je kunt het nauwelijks bijhouden. Het bedrijf wordt bozer en bozer. Je hebt het verprutst. Je hebt het op een miljoen verschillende manieren verprutst en nu zit iedereen in de put door jou. Sponsoren vallen af. Je locatie is dubbel geboekt en niemand krijgt betaald.

PRO-TIP: het is belangrijk dat je de juiste afspraken maakt, maar ook met de juiste mensen. Zijn jullie er op voorbereid als er bijvoorbeeld een dubbele boeking is op locatie? Maak een back-up plan voor het geval alles in de soep loopt.

KEEP CONTROL!

Wat je hersenen ook doen wanneer je slaapt, onthoud dat je meer controle hebt dan je denkt. En dat je het evenement gewoon goed hebt voorbereid, je hebt alles drie dubbel gechecked en wanneer er iets mis gaat gaan we over op het back-up plan. Maak voor jezelf een checklist waarin staat wat je bij ieder event moet doen. Geloof jezelf als je alles van de lijst hebt afgestreept! Je bent er klaar voor.

Wil je hulp bij het organiseren van een evenement? Neem dan contact op met mij, Gewoon Pleun. Wij geven graag tips & tricks!

PRO-TIP: Moet jij voor jouw bedrijf een evenement organiseren, of wil jij als bedrijf iets leuks voor jouw personeel organiseren maar weet je echt niet waar je moet beginnen. Geef het dan uit handen en natuurlijk het liefst aan een expert! :)