.jpg)
Of het nu gaat om een startbouwborrel, een opleverborrel, een informatiebijeenkomst of een borrel als het hoogste punt is bereikt, de organisatie van de Events komt sterk overeen. Ben je er overuit wat voor een Event je wilt organiseren? De volgende stap is om te bepalen wie je gaat uitnodigen en een schatting te maken hoeveel mensen er op jouw Event zullen komen. Aan de hand van het aantal bezoekers kun je dingen als de catering, relatiegeschenken, etc. gaan regelen.
Het gebeurt echter vaak dat gasten zich aanmelden voor een Event, maar vervolgens niet komen opdagen. Het is een bekend probleem dat voor onnodige hoge kosten en verspilling kan zorgen. Voorkom no-show op jouw Event!
Persoonlijke uitnodiging
Allereerst is het belangrijk om je gasten een persoonlijke uitnodiging te sturen. En daarbij is ‘persoonlijk’ het sleutelwoord. Zorg dat je jouw gasten bij de naam aanspreekt en zorg dat zij zich betrokken voelen. Een papieren uitnodiging blijkt hierbij vaak beter te werken dan een digitale uitnodiging. Stuur de uitnodiging 6 - 8 weken van tevoren.
Melden de gasten zich aan voor het Event, zorg dan dat je iedere aanmelding bevestigt. Stuur ze een bericht waarin je ze bedankt voor hun aanmelding of bel ze op om de aanmelding definitief te bevestigen. Bij alle communicatie is het belangrijk dat de uitnodiging en het Event in hetzelfde thema en stijl worden gecommuniceerd. Zo creëer je herkenning!
Om dit te kunnen doen is het dus van groot belang dat jouw database op orde is en dat je de contactgegevens van alle gasten hebt. Zorg ook dat je weet hoeveel gasten er per uitnodiging zullen komen. Als het gaat om BouwEvents komen de kopers vaak met een deel van of het gehele gezin. Vraag hoeveel kinderen er meekomen bijvoorbeeld of iemand zijn ouders wilt meenemen.
Herinnering
Het kan iedereen overkomen. Je hebt je aangemeld voor een Event over 2 maanden, maar je bent het helemaal vergeten. Of je bent vergeten om je juist aan te melden. Voorkom een no-show door een herinnering te sturen. Stuur ongeveer twee weken van tevoren een reminder via de mail naar de gasten die zich nog niet hebben aangemeld. Hierbij bied je de gasten die zich nog niet hebben aangemeld de mogelijkheid om zich alsnog aan te melden.
Stuur daarnaast ongeveer een week van tevoren een herinneringsbericht naar alle gasten en bied ze ook de mogelijkheid om zich alsnog af te melden. Hierdoor krijg je misschien wel wat afmeldingen, maar je kunt dit nu wel beter afstemmen met bijvoorbeeld de cateraar.
Je zou zelfs kunnen overwegen om de gasten de dag vóór het Event nog een persoonlijk sms-bericht te sturen waarin staat dat het Event morgen plaatsvindt en hoe laat (en waar) ze aanwezig moeten zijn.
Afmeldingen
Soms willen gasten zich wel afmelden, maar is de afmeldprocedure zo ingewikkeld dat ze dit niet doen. Zorg er daarom voor dat het voor gasten simpel is om zich af te melden. Stuur bij elke herinnering ook een mogelijkheid om je te kunnen afmelden. Vermeld dit ook op de uitnodiging. Hoe minder stappen de gast hoeft te zetten, hoe groter de kans is dat ze werkelijk de tijd nemen om zich af te melden.
Promotie en programma
Zorg dat het een Event is dat ze niet willen missen. Gebruik social media om het Event te promoten en zorg dat het programma al bekend is bij het versturen van de uitnodiging. Probeer ze te prikkelen in de uitnodiging en op de socials. Doe dit door een relevant programma voor de dag op te stellen en/of door waardevolle relatiegeschenken aan alle gasten te geven.
Meer over Gewoon Pleun
Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt, om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw BouwEvent.