Hoe vind ik de perfecte locatie voor mijn event?

Het vinden van een perfecte locatie is eigenlijk nooit makkelijk, of je moet het gewoon op de bouwplaats doen natuurlijk ;). Indien jij op zoek bent naar een externe locatie dan heeft dit voor ieder evenement vaak andere eisen. Een locatie selecteren die aan jouw eisen voldoet kan een uitdaging zijn. Het is belangrijk je als organisator een aantal vragen te stellen en dan zul je merken dat het nog niet zo makkelijk is als je misschien dacht.

Past de locatie bij mijn doelgroep? Is er parkeergelegenheid of kun je er met het ov komen? Heeft de locatie de juiste techniek in huis? Heeft de locatie personeel of moet je inhuren? Niet in paniek raken. Onderstaande tips kunnen je helpen.

Er zijn twee aspecten die belangrijk zijn om te onthouden:

1. Het zoekproces van een geschikte locatie.

2. De overige zaken.

Het proces

Welke stappen moet je doorlopen om de juiste locatie te vinden? Waar begint en eindigt dit proces:

1. Begin vroeg. Hoe eerder je boekt, hoe groter de kans dat je de juiste locatie kunt boeken en hoe minder stressvol het proces zal zijn.
   

2. Werk met een aantal criteria. Maak een lijst met criteria. Hier noteer je de eisen/ wensen zoals capaciteit, gezondheid & veiligheid, afstand, bereikbaarheid etc.
   

3. Bepaal een budget. Je moet niet alleen budgetteren voor de locatiehuur, maar ook voor beveiliging, personeel, vergunningen en bijkomende kosten zoals gebruik van wifi en soms zelfs verwarming.
   

4. Maak een wish list en maak contact. Zorg dat je meerdere opties hebt. Zo voorkom je dat je misschien een verkeerde deal sluit.
   

5. Gouden regel. Boek nooit een locatie zonder er geweest te zijn

Waar moet je nog meer aan denken?

Nu je weet welke stappen handig zijn om te gebruiken bij het boeken van een locatie zijn er nog wel een paar andere dingen die je in je achterhoofd moet houden

• Past het bij mijn doelgroep: misschien lijkt jouw locatie perfect op papier, maar is het helemaal niet passend bij de doelgroep. Zet niet een groep jongeren in een fancy restaurant of juist een groep ouderen buiten in de kou.. Houd rekening met je doelgroep, je zou zelfs kunnen vragen aan je doelgroep wat ze een ideale locatie zouden vinden…
  

• Vul de gehele ruimte: ondanks dat het leuk is als je een ruimte vindt voor 500 mensen die binnen je budget past, maar krijg je maar 100 mensen op je Event, is het toch tijd dat je een andere locatie zoekt. Het lijkt goed toch een beetje extra ruimte voor iedereen, maar zodra de 100 mensen in een zaal voor 500 mensen staan zal het leeg ogen en lijkt het alsof het evenement is geflopt.
  

• Overige faciliteiten: moet er eten worden geserveerd op het evenement? Wil je dat mensen blijven staan of juist gaan zitten (of moeten ze zitten vanwege de coronamaatregelen)? Is er beveiliging nodig op het evenement? Maak van tevoren een lijst van alle overige faciliteiten die geregeld moeten worden op het Event. Zo voorkom je stress voor later.

Heb jij zelf helemaal geen zin om een Eventlocatie te zoeken voor jouw aankomende Event. Laat mij dit dan voor je uit handen nemen. Ik weet door mijn ervaring welke locatie perfect zou passen bij jouw Event én heb de contacten! Neem contact met mij op!

Wil je mij volgen? Dit kan via Linkedin, Instagram en/of Facebook.