Hoe kan je je voorbereiden op een Event dat in de aankomende periode plaatsvindt?

De coronamaatregelen hebben een grote impact gehad op het leven van eventplanners. Nu we nog steeds afstand houden en zoveel mogelijk thuisblijven is het belangrijk om te weten dat dit uiteindelijk weer anders zal worden. Deze periode heeft ons (als eventplanners) tijd gegeven om te evalueren en te werken aan strategieën om toekomstige evenementen aan te scherpen.

Maar nu heb je eindelijk weer een Event gepland staan over een paar maanden, hoe ga je je hier goed op voorbereiden?

Stippel een strategie uit

Een belangrijke strategie voor evenementen: zichtbaarheid creëren. Je wilt uiteindelijk dat mensen weten wat je gaat doen en wanneer. Daarvoor kan je een zogenaamde marketingfunnel gebruiken. Zodra mensen horen over je Event, begint het aankoopproces.

In deze tijd heeft een evenement een langere aanloop nodig dan normaal. Hoewel ieder Event natuurlijk anders is zijn er een aantal tactieken die je kunt gebruiken om een Event onder de aandacht te brengen:

1. Pre-event: dit is de periode dat je het evenement gaat voorbereiden en ondertussen ook gaat aankondigen aan jouw bezoekers.

2. Marketing: regelmatige communicatie met je bezoekers tot op de dag van het Event.

3. Laatste kans: een laatste ronde om zoveel mogelijk mensen te bereiken en te interesseren om het Event te bezoeken.

Een aantal tips die je kunnen helpen bij het opzetten van jouw strategie:

Bied early bird-kortingen aan

Wanneer de prijs van jouw Event duurder wordt naarmate mensen langer wachten zullen mensen sneller geneigd zijn om alvast een kaartje te kopen. Dit geeft voor jouw als Eventplanner meer financiële speling en zorgt tegelijkertijd voor een betere voorspelling van het aantal bezoekers.

Natuurlijk als je het Event gratis aanbiedt zal dit niet kunnen, maar dit zou je alsnog wel in een soortgelijk jasje kunnen steken. Bijvoorbeeld: laat nu jouw e-mailadres achter en ontvang een leuk geschenk bij aankomst. Zo kun je mensen triggeren om nu alvast informatie te geven.

Zet een pre-eventpagina op

Zelfs als je nog geen locatie hebt geboekt en niet weet welke entertainment er komt, kun je wel een evenementenpagina aanmaken. Dat geeft je alvast een url waar geïnteresseerden terecht kunnen en waarmee je ook heel slim alvast e-mailadressen kunt verzamelen.

Vergeet de socials niet

Belangrijke kanalen voor een Event zijn natuurlijk social media. Probeer een ‘community’ te creëren als het gaat om jouw Event. Laat mensen jouw pagina liken. Geef stiekeme weggevers over wat er gaat komen bij het Event. Laat mensen alvast wat sneak previews zien zodat ze niet meer kunnen wachten tot het Event daar is.

Onderscheid je door kennis te delen

Als we als voorbeeld een BouwEvent nemen dan kun je voorafgaand aan het Event al heel veel kennis delen met jouw bezoekers. Door te laten zien dat jij de juiste kennis in huis hebt, creatief bent en begrijpt wat jouw doelgroep wilt zien bouw je vertrouwen op.

Je kunt bijvoorbeeld een infographic laten maken over het bouwproces van een nieuw huis. Zo kunnen mensen precies zien wat hen te wachten staat. Kennis delen voorafgaand aan een Event kan dus heel belangrijk zijn om meer publiek te trekken.

Ready… Set… Go!

Elk Event is natuurlijk anders. De suggesties die ik heb gegeven kunnen je op weg helpen. Wanneer je over een paar maanden een Event wilt organiseren probeer dan de spanningsboog voor de bezoekers op te bouwen. Denk goed na over hoe je de dingen in gaat vullen en wanneer je jouw doelgroep informeert.

Wil je hulp bij het organiseren van een Event, neem dan contact met mij op. Je kunt mij ook volgen op Linkedin of Instagram.