Het perfecte plan: de 5 stappen van Event Planning

Wil jij een BouwEvent voor jouw kopers organiseren? Waar moet je dan beginnen? De eerste stap voor het organiseren van een Event is het maken van een plan! Ja, je leest het goed. Zonder een goed uitgedacht plan, loop je het risico dat je dingen vergeet, dat je deadlines niet haalt, dat er chaos ontstaat en dat de doelen van het Event niet worden behaald. En of het nu gaat om het organiseren van een start bouwborrel, ontmoet-je-buren borrel of opleveringsborrel, met de volgende 5 stappen om jouw Event te plannen maak je jouw Event een succes:

Stap 1: Onderzoek en stel doelen

Afhankelijk van het type Event dat je wilt plannen, is het misschien nodig om wat onderzoek te doen voordat je start. Onderzoek wat het doel is van het Event en wat de wensen zijn van de kopers die je gaat uitnodigen voor het Event. Tijdens deze fase is het belangrijk om het doel van het Event te bedenken en te onderzoeken wat de beste datum of tijd in het bouwproces is om het Event te plannen, wat het budget is en een schatting te maken van het aantal mensen dat naar het Event zal komen.

Zorg dat je jouw doelen en de details van het Event duidelijk noteert. Dit maakt het niet alleen makkelijker om het Event te plannen, maar het is ook handig voor de evaluatie van het Event. Zijn de doelen behaald? Wat zou je anders doen een volgende keer?

Stap 2: Ontwerp het Event

Bij deze stap gaat het om het daadwerkelijk maken van het masterplan van het Event. Vind een locatie die bij jouw Event past, kan dit op het bouwterrein of is een andere locatie beter geschikt? Bepaal wat voor een Event je wilt plannen. Is het een pannenbier-borrel, een eerste paal die de grond in gaat of ontmoeten de buren elkaar voor de eerste keer?

Wanneer de locatie en het doel van het Event vaststaan, kunnen de overige taken van het Event vast worden gesteld. Denk hierbij aan materiaalhuur (tenten, tafels, dixies, stoelen, etc.), de catering, het entertainment, een geschenk voor de kopers, etc. Zorg dat je zo gedetailleerd mogelijk bent bij het ontwerpen van jouw Event.

Stap 3: Promoot het Event

Heb jij een duidelijk doel en is het plan voor jouw Event volledig uitgewerkt, dan hoeft het promoten niet moeilijk te zijn! Laat de kopers weten waarom het de moeite waard is om naar het Event te komen. Geef het Event een naam en gebruik promotiemateriaal om mensen over jouw Event te laten praten. Je kunt een nieuwsbrief verzenden, social media posts plaatsen of specifieke uitnodigingen versturen, afhankelijk van het doel van jouw Event.

Stap 4: Coördinatie en uitvoering

Het plan is er en de uitnodigingen zijn verstuurd, dat brengt ons naar de dag van het Event: het coördineren van het Event. Iedereen moet duidelijk weten wat van hem/haar wordt verwacht en wanneer hij/zij nodig is. Het is belangrijk dat je iemand verantwoordelijk stelt om deze dag in goede lijnen te laten verlopen.

Event planning vereist flexibiliteit. Dingen verlopen niet altijd zoals je ze gepland hebt en dat maakt ook niet uit. Het is daarbij belangrijk dat je een plan eventueel last minute kan wijzigen en inspeelt op eventuele hindernissen. Een professional is dit gewend en zal je veel stress en kopzorgen ontnemen.

Stap 5: Evalueer

Je bent aangekomen bij de laatste stap van Event planning: de evaluatie. Deze stap is vooral belangrijk wanneer je nieuw bent op het gebied van Event planning. Je kunt niet alleen leren van eventuele feedback, maar positieve feedback kan je ook helpen bij het opbouwen van een reputatie als planner. En voor een volgend Event weet je wat je wel en vooral niet moet doen.

Meer over Gewoon Pleun

Ik ben dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt, om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat.

Wil je mij volgen? Dit kan via Linkedin, Instagram en/of Facebook.