.jpg)
Als het afgelopen jaar ons één ding heeft geleerd, dan is het wel om niets als vanzelfsprekend te beschouwen. Dat geldt vooral als het gaat om het maken van plannen voor de toekomst en zeker als je een evenement wilt organiseren. Hoewel de regels en beperkingen regelmatig veranderen zijn er manieren waarop je ook gedurende deze tijden kunt omgaan met de onzekerheid. Het enige dat je nodig hebt is een flexibele instelling en een goede Event-pandemie checklist.
1. Wees bereid om te veranderen
Je hebt je droomEvent gepland, maar je stuit op nieuwe maatregelen. Probeer, in plaats van sip te worden, een meer flexibele kijk te hebben op het geheel. Dankzij het afgelopen jaar van innovatie zijn er veel manieren om een evenement om te vormen tot een virtueel evenement zelfs met weinig aankondiging.
Zoals je misschien wel weet zijn de populaire streaming tools zoals Zoom en sociale media platforms zoals Facebook en YouTube een ideale optie om te gebruiken wanneer jij jouw Event niet zou kunnen doen zoals gepland.
Het online uitzenden van je evenement zorgt niet alleen voor wat vreugde in de levens van mensen, maar maakt het ook gemakkelijker om een groter publiek te bereiken. Deelnemers hebben geen geografische obstakels, dus letterlijk iedereen zou kunnen aanschuiven. Bovendien zijn er minder problemen voor bezoekers die moeten pendelen, een oppas moeten zoeken of zich zorgen moeten maken over waar ze moeten parkeren.
Ik ben het met je eens, een event op locatie is het allerleukste en moeten we ook zeker blijven doen, maar indien het niet anders kan, wees dan bereid om te veranderen!
2. Zorg altijd voor een back-up plan
Naast het aanpassen van je manier van denken, is het ook een goed idee om onvoorziene gebeurtenissen in je planningsproces op te nemen. Naast dat je een goede risico analyse moet hebben gemaakt voor het ‘normale’ Event, is het nu ook verstandig om een ONLINE backup plan te maken. Zo ben jij op alles voorbereid, ook op weer veranderende maatregelen.
Dit vereist een diepgaande planning - je wilt niet op het laatste moment nog alles moeten uitwerken. Bepaal een format dat je wilt gebruiken in het geval je naar online verhuist. Zal het bijvoorbeeld precies hetzelfde zijn als de offline versie, alleen gehouden tijdens een livestream? Moet je iets naar de aanwezigen sturen, zoals welkomstpakketten voor een nieuwbouwwoning of een leuke borrelplank?
Selecteer vervolgens welk online streaming platform het beste past en besteed er wat tijd aan om er vertrouwd mee te raken. Je moet ook een e-mail hebben opgesteld die klaar is voor gebruik om je publiek - last minute - op de hoogte te stellen van de verandering.
3. Bouw van tevoren een ondersteunend netwerk op
Het opbouwen van relaties met anderen in de branche is belangrijker dan ooit. Het zijn moeilijke tijden, maar je bent niet de enige die met deze situatie te maken heeft. Een ondersteunend netwerk stelt je niet alleen in staat om openlijk over jouw uitdagingen en gevoelens te praten, maar geeft je ook toegang tot mensen die wellicht onschatbare hulp kunnen bieden. Sommigen hebben misschien al ervaring met het organiseren van virtuele evenementen, terwijl anderen misschien banden hebben met een waardevolle sponsor in jouw niche. Het enige dat je hoeft te doen is jezelf openstellen en hulp vragen.
4. Wees bereid om te annuleren
Als je evenement niet kan verhuizen naar online en niet kan worden uitgesteld of verplaatst dan is het belangrijk om te erkennen dat annulering een reële mogelijkheid is. Niemand wil een evenement organiseren met de gedachten dat het geannuleerd kan worden, maar soms is het de enige optie.
Het van tevoren onder ogen zien is beter dan onvoorbereid zijn. Stel als onderdeel van jouw planningsproces een annulerings aankondiging op, zodat je deze kunt verzenden zodra de maatregelen ten nadele veranderen. Jouw bezoekers hebben waarschijnlijk tegelijkertijd met jou over deze veranderingen gehoord en zullen vragen hebben. Als je ze snel kunt beantwoorden, kun je vertrouwen opbouwen en een positieve relatie behouden.
5. Bereid je voor op de terugkeer van persoonlijke evenementen
Hoewel (basis)maatregelen met betrekking tot COVID-19 waarschijnlijk nog een tijdje deel uitmaken van ons leven, zullen de fysieke evenementen op een gegeven moment terugkomen. Op dit moment hebben professionals tijd om zich voor te bereiden. In de post-lockdown-periode zal de risicobeoordeling voor het plannen van evenementen er waarschijnlijk anders uitzien. Je kunt deze periode van downtime gebruiken om je te oriënteren op herziene gezondheids- en veiligheidsprotocollen, sociale afstand strategieën en contactloze technologie. Bovendien kun je creatieve manieren verkennen om beperkingen op je volgende evenement aan te pakken, zoals ‘bubble pods’ of gezichtsmaskers met jouw bedrijfslogo erop...
Hoewel mensen niet kunnen wachten om weer de wereld in te gaan, is het ook waarschijnlijk dat bezoekers in het begin nerveus zullen zijn. Zoek naar manieren om jouw publiek zich comfortabeler te laten voelen door duidelijke communicatie voor en tijdens het evenement - dit kan helpen om hun angsten te verminderen. Zoals altijd is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de huidige maatregelen en richtlijnen.
Wil jij hulp bij het organiseren van jouw volgende Event? Neem dan contact met mij op!