.jpg)
Wil jij een Event organiseren voor jouw nieuwbouwproject? Dan is een draaiboek onmisbaar om jouw Event op de dag zelf voorspoedig te laten verlopen. Een draaiboek is een planning voor het Event, hierin staat nauwkeurig omschreven om welke tijd wat moet gebeuren en door wie. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er van ze wordt verwacht. Met een aantal van mijn tips kan ook jij het perfecte draaiboek samenstellen!
Voor wie?
Een draaiboek is voornamelijk bedoeld zodat het ingehuurde personeel, de leveranciers, sprekers en cateringmedewerkers precies weten wat er staat te gebeuren voor en op de dag van het Event. Een Evenplanner kan met een draaiboek het perfecte overzicht maken om alles in goede banen te leiden. Maar ook voor de organisator van het Event is het draaiboek handig, zo weet de organisator precies wat er deze dag gaat gebeuren en op welk tijdstip.
Opbouw draaiboek
Het draaiboek is een planning van alle activiteiten en afspraken op de dag van het Event. Denk hierbij aan opbouw eventlocatie, catering, entertainment, maar ook de tijden van workshops en wanneer sprekers aan de beurt zijn, etc. Je vindt hierin onder andere alle belangrijke contactinformatie, alle handelingen die per persoon uitgevoerd moeten worden en een overzicht van alle mee te nemen materialen.
Vaak is het ook handig om een plattegrond van de locatie toe te voegen, zodat het voor iedereen duidelijk is waar ze om welke tijd moeten zijn.
De 4 W’s
Een draaiboek bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen:
Wanneer?
Waar?
Wat?
Wie?
Allereerst worden de activiteiten in chronologische volgorde, vaak met tijdstippen, neergezet (wanneer). Vervolgens is het belangrijk om te weten waar deze activiteit plaatsvindt, zodat de verantwoordelijke hiervoor ook precies weet waar hij/ zij moet zijn. De desbetreffende activiteit wordt verder toegelicht (wat) en belangrijke opmerkingen kun je hier terugvinden. En daarnaast vind je ook de initialen en contactgegevens van degene die verantwoordelijk is voor deze taak (wie).
Wil je het organiseren van jouw Event liever uit handen geven? Ik help je graag! Niet alleen help ik bij het ontwikkelen van het draaiboek, maar ook bij alle overige aspecten die komen kijken bij de organisatie van een Event (denk aan: catering, entertainment, materialen, etc.). Op de dag van het Event draai ik uiteraard het draaiboek af zodat alles op rolletjes loopt.
Meer over Gewoon Pleun
Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt, om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw BouwEvent.