.jpg)
Het organiseren van een BouwEvent is een fantastische kans om een project in de schijnwerpers te zetten. Of het nu gaat om een startbouwborrel, een open dag of een opleverfeest, een goed georganiseerd Event blijft bij de bezoekers hangen. Om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt, is goede voorbereiding essentieel. Hier is jouw checklist voor een succesvol BouwEvent!
1. Doel van het Event bepalen
Wat wil je bereiken met het BouwEvent? Is het een feestelijke opening, een informatieve rondleiding of een netwerkbijeenkomst? Het vaststellen van een duidelijk doel helpt je bij het maken van keuzes.
2. Locatie en vergunningen
Zorg ervoor dat de locatie geschikt is voor jouw plannen. Denk aan de grootte, toegankelijkheid en veiligheid.
Check of je vergunningen nodig hebt voor bijvoorbeeld het plaatsen van een tent of gebruik van versterkt geluid.
3. Communicatie en uitnodigingen
Maak een duidelijke lijst van wie je wilt uitnodigen: kopers, bouwpartners, de gemeente, relaties, pers, etc.
Verstuur uitnodigingen op tijd (ca. 6 weken voorafgaand aan het Event) en zorg dat alle praktische informatie erop staat: datum, tijd en locatie.
Gebruik sociale media, nieuwsbrieven of een speciale Eventwebsite om het Event te promoten, gebruik bijvoorbeeld Momice als registratietool.
4. Catering
Kies een professioneel cateringbedrijf dat past bij jouw doelgroep en het thema van het Event.
Stem de catering af op het seizoen: warme dranken en hapjes in de winter, lichte en frisse opties in de zomer.
Denk ook aan dieetwensen en allergieën van je gasten.
5. Entertainment en activiteiten
Maak het Event interactief door bijvoorbeeld een rondleiding over de bouwplaats, een presentatie van het project of live muziek.
Voor kinderen kun je denken aan een KidsBar met lekkers, schminken of een goochelaar.
6. Veiligheid en comfort
Zorg voor een veilige omgeving, zeker als het Event op een bouwplaats wordt gehouden.
Denk aan veiligheidshelmen, hesjes en duidelijke looproutes.
Voorzie het terrein van tenten, heaters of schaduwplekken afhankelijk van het seizoen en het weer.
7. Branding en aankleding
Gebruik banners, vlaggen en items met het projectlogo om het Event een professionele uitstraling te geven.
Denk aan kleine giveaways, zoals bedrukte pennen of notitieboekjes, als herinnering aan het Event.
8. Beeldmateriaal
Schakel een professionele foto- of videograaf in om de mooiste momenten vast te leggen.
Overweeg dronebeelden voor een indrukwekkend overzicht van de locatie.
Moedig bezoekers aan om foto’s te maken en het project te taggen op sociale media.
9. Tijdschema en draaiboek
Maak een duidelijk tijdschema voor het Event, met inbegrip van opbouw, programma en afbouw.
Zorg dat alle betrokkenen, zoals de cateraar, technici en entertainers het draaiboek ontvangen.
10. Evaluatie en follow-up
Vraag na afloop om feedback van de bezoekers en betrokkenen. Wat ging goed? Wat kan beter?
Deel foto’s en video’s van het Event via sociale media of een nieuwsbrief.
Stuur een bedankje naar de gasten en partners die hebben bijgedragen aan het succes van het Event.
Met deze checklist in de hand ben je klaar om van jouw BouwEvent een groot succes te maken. Een goede voorbereiding zorgt niet alleen voor een soepel verloop, maar ook voor blije gasten en een blijvende herinnering aan jouw project. Succes met de organisatie!
Meer over Gewoon Pleun
Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw BouwEvent.
Comments