De kosten van jouw evenement: vaste vs. variabele kosten

Bij het organiseren van een bouwEvent moet je aan veel dingen denken. Van locatie, catering en entertainment tot relatiegeschenken en materialen. Je hebt daarbij dus te maken met verschillende kosten. Om het Event budget te kunnen bewaken is het belangrijk om deze kosten in beeld te brengen. Zo kun je goed zien welke kosten echt noodzakelijk zijn en op welke kosten je misschien kunt besparen.

Wij onderscheiden daarbij twee soorten kosten: variabele en vaste kosten:

Vaste kosten

De vaste kosten zijn de kosten die sowieso gemaakt moeten worden, ongeacht de grootte en hoeveelheid bezoekers van het evenement. Wanneer je bijvoorbeeld entertainment boekt - zoals een dj - dan zul je hier evenveel voor betalen, ongeacht of er 50 of 100 bezoekers komen. Andere vaste kosten zijn bijvoorbeeld: locatie, aankleding/ materialen, vergunningen, Event marketing en entertainment.

Nu zul je misschien wel denken dat de grootte van de locatie toch afhankelijk is van het aantal bezoekers... Echter is het niet direct gekoppeld aan het precieze aantal mensen die zullen komen. Bij een bepaalde locatie is er vaak plaats voor een maximaal aantal mensen, alles wat daaronder zit, zal echter passen.

Variabele kosten

De variabele kosten daarentegen, zijn afhankelijk van de grootte van het Event. Dit staat vaak direct in verbinding met het aantal bezoekers dat naar het Event komt. De kosten voor bijvoorbeeld 50 relatiegeschenken zijn lager dan de kosten voor 100 relatiegeschenken. Andere voorbeelden van variabele kosten zijn: catering en promotiemateriaal en extra’s zoals voor iedere bezoeker een confettikanon.

Een aantal handige tips als het gaat om besparen op variabele kosten:

• Vraag de bezoekers om hun aanwezigheid te bevestigen, zo weet je precies hoeveel mensen er komen en maak je geen onnodige kosten.

• Kies als cateraar een foodtruck of barista. Zij kunnen goed inschatten hoeveel ze moeten meenemen voor het Event. Alles wat niet op gaat nemen ze vaak weer mee! Stem dit goed af.

Budgetteren

Met een duidelijk overzicht van alle kosten kun je goed blijven letten op jouw Event budget. Wij raden je aan om daarbij tijdig te beginnen met het plannen van jouw Event. Met de lange levertijden en stijgende kosten wordt het organiseren van een succesvol bouwEvent steeds lastiger. Geef het daarom uit handen aan een professional. Geïnteresseerd? Neem contact op met Pleunie van Gewoon Pleun!

Meer over Gewoon Pleun

Pleunie Groen is dé Eventmanager die vastgoed- en bouwbedrijven helpt, om potentiële kopers te interesseren, omwonenden te informeren en kopers te feliciteren, door het organiseren van Events op maat. Pleunie Groen helpt je graag bij het organiseren van jouw BouwEvent.