Coronavirus en jouw Evenementen: TIPS

De wereldwijde pandemie van het Coronavirus heeft grote gevolgen voor de evenementen industrie. Deze tijdelijke stop van Events is iets waar veel bedrijven en Eventmanagers over de hele wereld zich druk over maken. Natuurlijk begrijpt iedereen dat onze gezondheid nu voorop staat, maar ondanks dat alle Events zijn gecancelled moet je niet bij de pakken neer gaan zitten. Elk nadeel heeft zijn voordeel!

Ondanks dat Events zijn gecancelled zijn er andere oplossingen om geld te verdienen of gewoonweg jezelf nuttig te maken. Wij hebben een aantal tips opgeschreven voor bedrijven die Events hebben moeten cancellen, maar ook een aantal tips voor Eventmanagers die nu even niet weten wat ze met hun vrije tijd aan moeten...

Maak van jouw Event een online Event!

Velen zullen meteen roepen: ‘NEE, mijn Event is niet te doen online!’. Maar denk eens ‘outside the box’. Weet je zeker dat we het Event niet online kunnen doen? Als ik een voorbeeld mag geven van een Ontmoet-je-buren-borrel in de bouwsector wat vooralsnog altijd plaatsvond op het bouwterrein zelf, zijn dit een aantal ‘outside of the box’ ideeën:

• Je buren ontmoeten kan ook online! Je kunt dit inzetten als een soort speed-dating of juist informatie delen van jouw buren door alle buren voorafgaand een vragenlijst te laten invullen. Maak van deze vragenlijst een leuk boekje en stuur deze op naar alle buren!

• Ook leuk is om iedereen een attentie te sturen op de dag dat er normaal gesproken een Event zou plaatsvinden. In de attentie kan een uitnodiging zitten om alsnog deel te nemen aan de speech van de opdrachtgever waar ook al jouw buren bij kunnen inbellen. Mogelijkheden tot chatten, vragen stellen, grapjes maken, etc.

• Nog leuker om als opdrachtgever de nieuwe bewoners allemaal een klein hapje en drankje te sturen. Normaal zijn er bij een borrel wel wat hapjes, waarom kan dit nu niet ook? Alle nieuwe bewoners zullen je dankbaar zijn geloof mij!

Bovenstaande ideeën zijn maar een paar voorbeelden, we kunnen natuurlijk nog véél meer ideeën verzinnen. Dus in tijden zoals deze, verzin iets anders! Denk verder dan alleen ‘hoe het normaal gesproken gaat’. Mensen zullen het, zeker nu, alleen maar waarderen als je moeite doet zonder dat de gezondheid in gevaar komt.

Tips om jouw Event uit te stellen

Als je de moeilijke beslissing hebt genomen om je Event uit te stellen, dan heb ik hier een aantal handige tips opgeschreven hoe je dit op een elegante manier kunt doen. Blijf bedenken dat de gezondheid van de bezoekers op de eerste plaats staat!

• Zorg ervoor dat je het Event niet geheel cancelt maar verplaats het Event naar ergens later in het jaar. Met de situatie van nu zullen mensen hier begrip voor hebben. Wanneer je bijvoorbeeld je Event cancelled zullen mensen gauw hun geld terug willen, wat jij misschien al hebt uitgegeven. Dus beter om het te verzetten en dit duidelijk te communiceren naar de bezoekers.

• Ga niet te snel over op beslissingen maken, denk goed na wat je plan is. Is het mogelijk om je Event te verplaatsen, zorg dat je alle puntjes op de i hebt voordat je dit gaat communiceren naar jouw bezoekers. Hoe beter je alles uitwerkt, hoe minder vragen (dus werk) je zult krijgen wanneer je het Event verplaatst.

• Natuurlijk kan het voorkomen dat een bezoeker op de verplaatste datum niet meer kan, het is daarom wel zo netjes om een mogelijkheid te bieden om het geld terug te betalen.

Zo maak jij jezelf nuttig als Eventmanager!

Er zijn natuurlijk altijd werkzaamheden die je kunt doen waar je normaal gesproken niet of nauwelijks aan toe komt. Maak een overzichtelijke planning voor jezelf wat je nu kunt doen, denk bijvoorbeeld aan je online zichtbaarheid, je boekhouding, maar denk ook eens verder dan dat! Kijk bijvoorbeeld naar het proces die nieuwe klanten moeten doorlopen, kunnen zij jou makkelijk vinden, kunnen zij zich makkelijk bij jou aanmelden, waar vallen er vaak klanten af, etc.?

Daarnaast kan je ook iets doen voor jouw medemens! En deze vind ik extra belangrijk! Kijk waar jij van waarde kunt zijn voor jouw omgeving, vraag bijvoorbeeld eens aan de buren of ze jouw hulp nodig hebben met bijvoorbeeld boodschappen! Denk in deze periode niet alleen aan jezelf. Samen staan we sterker!