Achter de schermen op de dag van het BouwEvent

Achter de schermen van het Bouwevenement speelt zich een wereld van voorbereiding en inzet af. Het is het moment waarop al het harde werk en de planning samenkomen om de voltooide mijlpalen te vieren. De Dag van het BouwEvent is geen gewone dag op de bouwplaats; het is een kans om de bouwsector in volle glorie te laten zien.

De Voorbereidingen

Voordat het evenement begint, gaan er heel wat uren aan voorbereiding in zitten. Van het opzetten van het draaiboek en het regelen van vergunningen tot het coördineren met leveranciers, er komt heel wat bij kijken. Alles moet tot in de puntjes geregeld zijn om ervoor te zorgen dat het evenement vlekkeloos verloopt. Deze voorbereiding start soms zelfs maanden voorafgaand aan het Event.

Leveranciers, catering & entertainment

Op de dag zelf komt de bouwplaats tot leven. Wat eerst een werkplek was, wordt omgetoverd tot een levendig feestterrein. Partytenten, ballonnen, banner, etc. geven de bouwplaats een feestelijke sfeer. De leveranciers arriveren vóór het Event, om de bouwplaats klaar te maken.

Van tevoren hebben alle partijen een draaiboek ontvangen, waarin aangegeven wordt waar en hoe laat ze verwacht worden. Denk aan partijen als cateraars, entertainers, speciale gasten en ga zo maar door.

Eventmanager

De Eventmanager loopt rond op het Event om alles vlekkeloos te laten verlopen. Helaas kunnen we niet alle onverwachte situaties tegengaan en kan het gebeuren dat een leverancier of het entertainment te laat is, of dat een andere onverwachte situatie de planning in de war gooit. De Eventmanager is er dan om dit op een zo goed mogelijke manier op te lossen, zonder dat de bezoekers dit merken. Het is belangrijk voor een Eventmanager om snel te kunnen schakelen.

Daarnaast is het fijn om één aanspreekpunt te hebben op het Event. Zo kunnen leveranciers, entertainers, etc. bij de Eventmanager terecht voor al hun vragen en eventuele zorgen.

Na het Event

Wanneer alle bezoekers weer naar huis zijn, moet het Event ook weer afgebouwd worden. De tenten en materialen moeten opgehaald worden en de bouwplaats moet weer vrijgemaakt worden. En dan ben je er nog niet… Na het Event is het altijd aan te raden om de bezoekers om feedback te vragen. Er is altijd ruimte voor verbetering!

Conclusie

Achter de schermen op de dag van het BouwEvent gaat heel wat inspanning en toewijding schuil. Bezoekers hebben het vaak niet door, maar soms kan het achter de schermen nogal chaotisch en stressvol zijn. Het doel is dan om de bezoekers hier zo min mogelijk van te laten werken. Ik help je graag om van jouw BouwEvent een succes te maken. Interesse? Neem vrijblijvend contact op.